โปรแกรมทะเบียน ประกันภัย พรบ. (Register And Insurance System – RIS)

โปรแกรมทะเบียน ประกันภัย พรบ.
(Register And Insurance System – RIS)

โปรแกรมทะเบียน ประกันภัย พรบ. มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการบริหารจัดการงานทะเบียน การทำประกันภัย การทำพรบ.และการดำเนินการเรื่องเกี่ยวกับงานทะเบียนอื่นๆ ของยานยนต์ทุกประเภท ซึ่งเป็นระบบงานที่สามารถเชื่อมข้อมูลมาจากโปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม และโปรแกรมเช่าซื้อ ลิสซิ่ง ไฟแนนซ์ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า เป็นต้น อีกทั้งมีการบันทึกเก็บการตรวจสภาพยานยนต์ ควบคุมงานที่ต้องจัดส่งไปดำเนินการกับขนส่ง การรับเงินจากลูกค้า และการจ่ายเงินให้กับบริษัทประกันภัย
เมนูการทำงานเบื้องต้นของโปรแกรมทะเบียน ประกันภัย พรบ.
1. ระบบงาน  เป็นส่วนงานที่ต้องกำหนดเป็นมาตรฐานครั้งแรกเพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม ประกอบด้วย
1.1 ข้อมูลบริษัทและข้อมูลสาขา เพื่อใช้เป็นส่วนข้อมูลของหัวเอกสารในระบบ
1.2 กำหนดค่าเริ่มต้น  เป็นการวางมาตรฐานของระบบงาน และการกำหนดเรื่องงานเอกสารทั้งหมด
1.3 กำหนดขอบเขตและกลุ่มงาน เพื่อใช้กำหนดขอบเขตการทำงานและสิทธิ์การใช้งานของแต่ละกลุ่มงานในเมนูต่างๆ รวมทั้งสิทธิ์ในการ เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก หรือพิมพ์ข้อมูล โดยจะนำไปกำหนดกลุ่มงานให้กับผู้ใช้โปรแกรมแต่ละคนในลำดับต่อไป สามารถสร้างได้มากกว่า 1 กลุ่มงานตามความเหมาะสมและการจัดการภายในบริษัท
1.4 ผู้ใช้โปรแกรม ตั้งรหัสผ่านของผู้ใช้โปรแกรมสำหรับการเข้าใช้งานในโปรแกรม และการใช้งานในเมนูต่างๆตามสิทธิ์ของกลุ่มงานที่ถูกกำหนดไว้ในตัวผู้ใช้

2. ข้อมูล เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู ประกอบด้วย
2.1 ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลผู้จำหน่าย เพื่อจัดเก็บรายละเอียดข้อมูลลูกค้าและข้อมูลผู้จำหน่าย ซึ่งข้อมูลลูกค้าสามารถดึงจากโปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม และโปรแกรมเช่าซื้อ ลิสซิ่ง ไฟแนนซ์ หรือดึงจากเครื่องอ่านบัตรสมาร์ทการ์ด ส่วนข้อมูลของผู้จำหน่ายเป็นการเก็บข้อมูลของบริษัทต่างๆ ที่ให้บริการด้านประกันภัย

2.2 ข้อมูลการดำเนินงานและค่าบริการ เป็นการสร้างข้อมูลมาตรฐานเพื่อนำไปใช้ในหน้าเมนูการทำงานต่างๆ เช่น
– ข้อมูลรถ เป็นการสร้าง ประเภท,ยี่ห้อ,รุ่น,แบบ,สี,ข้อมูลประเภทรถที่ทำประกัน,ข้อมูลลักษณะการใช้รถ เป็นต้น เพื่อนำมาเป็นฐานข้อมูลเกี่ยวกับงานพรบ.และประกันภัย

– ข้อมูลค่าบริการ เป็นการวางค่าเริ่มต้นเพื่อใช้ในการคิดค่าบริการต่างๆ และข้อมูลค่าทำ พรบ.(กำหนดค่าของแต่ละบริษัทและตามประเภทของยานยนต์)
– ข้อมูลการดำเนินงาน เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลผู้ดำเนินการ,ข้อมูลเอกสาร,ข้อมูลประเภทประกอบการ (คือรถที่นำมาจดทะเบียนใช้ในธุรกิจประกอบการประเภทไหน) เป็นต้น
– ข้อมูลใบเสนอราคา เพื่อใช้เป็นข้อมูลเริ่มต้นของการจัดทำใบเสนอราคาที่เกี่ยวการให้ประกันภัย เช่น ข้อมูลประเภทความคุ้มครอง ข้อมูลรายการในเอกสารเสนอราคา เป็นต้น
3. การดำเนินการต่างๆ เป็นการบันทึกขั้นตอนของการดำเนินการที่เกี่ยวกับยานยนต์ทั้งหมด ตั้งแต่การรับเรื่องจากลูกค้า ส่งเรื่องดำเนินการ จนถึงส่งเรื่องและเอกสารที่ดำเนินการเสร็จแล้วคืนลูกค้า
3.1 การรับเรื่องจากลูกค้า เป็นหน้าการทำงานที่จัดเก็บรายละเอียดของยานยนต์ที่นำมาดำเนินการ หากใช้โปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม และโปรแกรมเช่าซื้อ ลิสซิ่ง ไฟแนนซ์ร่วมด้วยจะสามารถดึงข้อมูลรายละเอียดยานยนต์มาได้ เพื่อลดขั้นตอนในการกรอกรายละเอียดยานยนต์ เมนูการทำงานนี้ประกอบด้วย

3.1.1 บันทึกดำเนินการต่างๆ
– รับเรื่องเกี่ยวกับการดำเนินงานทางทะเบียน ทั้งจดทะเบียนใหม่ ต่อทะเบียน รวมถึงเรื่องอื่นๆ ที่ต้องนำไปดำเนินการกับขนส่ง เช่น แจ้งย้าย โอนทะเบียน เป็นต้น
– รับเรื่องดำเนินการทำ พรบ.
– รับเรื่องดำเนินการทำประกันภัย
3.1.2 บันทึกการตรวจสภาพรถ เก็บข้อมูลรายการผลตรวจสภาพของยานยนต์ ค่าตรวจสภาพ และค่าบริการ
3.1.3 บันทึกรับฝากเงิน กรณีลูกค้านำเงินมาฝากเพื่อชำระเงินให้กับไฟแนนซ์ เช่น เงินค่างวด เป็นต้น
โดยแต่ละส่วนงานมีการแยกเงินที่รับจากลูกค้าเป็นเงินรับฝาก หรือเงินค่าบริการ เพื่อสะดวกในการจัดสรรระบบการเงิน
3.2 การดำเนินการงานขนส่ง
3.2.1 การส่งเรื่องดำเนินการ เป็นขั้นตอนจัดส่งเรื่องไปดำเนินการที่กรมการขนส่ง เช่น ทำทะเบียนรถใหม่ ต่อทะเบียนประจำปี แจ้งย้าย แจ้งโอน เป็นต้น และบันทึกยอดเงินที่ต้องใช้ในการดำเนินการ รวมถึงเงินยืมที่สำรองจ่ายให้กับผู้ดำเนินการส่งเรื่องให้

3.2.2 การรับคืนเรื่องดำเนินการ บันทึกรายการที่ได้รับคืนพร้อมเอกสารที่ต้องได้รับจากขนส่ง เพื่อตรวจสอบก่อนนำส่งให้กับลูกค้า และบันทึกค่าใช้จ่ายจริงในการดำเนินการ รวมถึงคำนวณเงินส่วนต่างจากค่าดำเนินการและเงินรับฝากที่จะเป็นรายได้ หรือค่าใช้จ่ายของบริษัทให้อัตโนมัติ

3.2.3 การชำระเงินค่าดำเนินการ และ คืนเงินยืม บันทึกรายละเอียดการชำระเงิน และบันทึกรับคืนเงินยืม
3.3 การส่งเอกสารคืนลูกค้า บันทึกรายการรับเรื่องและเอกสารจากขนส่งที่ดำเนินการเสร็จแล้ว ส่งคืนให้ลูกค้า

4. บัญชีและการเงิน เป็นส่วนงานเกี่ยวกับการรับชำระเงินค่าดำเนินการต่างๆ จากลูกค้า และนำส่งเงินค่า พรบ.,ค่าประกันภัยให้กับ บริษัทประกันภัย

5. รายงาน ในระบบงานนี้ มีรายงานรองรับ เช่น
– รายงานภาษี
– รายงานการรับเงิน
– รายงานยอดค้างชำระ
– รายงานสรุปการดำเนินการจดทะเบียน
– รายงานลูกค้าถึงกำหนดต่อทะเบียน/ต่อประกันภัย ฯลฯ และสามารถออกเป็นจดหมายส่งให้กับลูกค้าได้